Uit onderzoek blijkt dat werknemers ongeveer 25 % van hun werktijd besteden aan vergaderen, een percentage dat oploopt naarmate men in hogere managementposities terecht komt. Ben jij een van die doorgewinterde vergadertijgers die leeft om te vergaderen en elk van zijn vergaderingen tot een succes maakt? Gefeliciteerd, jij bent één van de weinigen!
Vergaderen gaan ons in het algemeen niet zo goed af. Bewust en onbewust genereren en ondergaan we een groot aantal vergader-frustraties met zijn allen.
Wie kent ze niet: vergaderingen met een ellelange deelnemerslijst, waarbij mensen met òf zonder afzegging wegblijven? Vergaderingen die nu eenmaal ingepland zijn en dus in stand blijven, maar of het nog nodig is? Wie kent niet die collega die het podium ruikt, en de vergadering kidnapt met lange monologen? Of de collega die niets lijkt bij te dragen? Vergaderingen die vaak uitlopen terwijl niet alle agendapunten worden behandeld? De overleggen zonder tastbaar resultaat? De vergaderingen waar niemand naar elkaar lijkt te luisteren, of met een immer groeiende actielijst?
Al met al…vergaderdrama!
Als je niet onder het vergaderen uitkomt, is het handiger om te leren hoe je er zelf een succes van maakt. Vergaderingen kunnen namelijk interessant, effectief en efficiënt zijn, als je weet aan welke knoppen je kunt draaien, bij jezelf en bij jouw vergaderpartners.
Wij leren je welke knoppen en handige middelen er zijn, en hoe je er effectief gebruik van kunt maken. Jij bepaalt welke er toepasbaar zijn voor jouw situatie. Heb je behoefte aan de juiste basismiddelen en methodieken? Dan is het handig om te starten met de survival. Alle methodieken en middelen al goed in beeld? Kijk dan eens of de revivalworkshop wat voor je is!
Vergader-survival; de basis van een effectief overleg (structuur)
Voor een goed overleg is het van belang om in beeld te hebben hoe het is gesteld met (het gebruik van) jullie middelen en methodieken. Ze kunnen je enorm helpen in het behalen van jouw doel. Als ze niet op orde zijn kan dat de effectiviteit juist gruwelijk ontregelen.
Het begint met duidelijkheid over het doel en de deelnemers van het overleg. Is het doel helder, en sluit het aan bij de visie van jouw team en van de organisatie? Wat zijn de stakeholders die baat hebben bij het behalen van het doel? Is het invoeren een overleg het meest effectieve middel om jouw doel te behalen?
En zo ja, met wie dien je het overleg te voeren? Is dat een vaste groep deelnemers, of verschilt dat per fase? Met hoeveel mensen moet er overlegd worden, welke kennis, competenties, positie, rol en invloed hebben deze mensen? Hoe frequent overleg je, en hoe lang duurt een vergadering? (WAAROM?)
Na het zetten van dit fundament, zullen we kijken naar verschillende vergadermethodieken en hun toepasbaarheid per fase, het goed definiëren van rollen en verantwoordelijkheden, de opzet van handige hulpmiddelen als een overlegkader, SMART gebruik van actielijsten en notulen, motiverende proces- en gedragsafspraken en hoe je regelmatig luchtigheid en plezier brengt in jullie nieuwe werkwijze. (WAT en HOE?)
In deze training geven we je veel praktische tips, trucs en tools, en waarschuwen we je voor de valkuilen. Zo ga je goed voorbereid op pad, op weg naar een doelgericht overleg.
Vergader-revival: Eigenaarschap in overleggen (proces elementen)
De basis (structuur) van vergaderen zit er ondertussen wel in. Jullie hebben duidelijk de doelen van het overleg in beeld, de juiste mensen zitten aan tafel, de juiste overlegvormen worden gehanteerd, jullie gebruiken de juiste ondersteunende structuren en in principe is alles in de basis aanwezig om energievol heldere en zinvolle acties met elkaar te formuleren en uit te werken. Met andere woorden; alles lijkt aanwezig voor een effectief overleg.
En toch… klopt er iets niet. De overleggen slurpen energie in plaats van dat ze energie en output opleveren, niemand lijkt zich echt verantwoordelijk te voelen voor de resultaten (of het gemis ervan), en het overleg kabbelt gezapig voort.
Vind jij dat het inspirerender en anders kan? Dan is het verstandig om eens kritisch te gaan kijken naar eigenaarschap, rolinvulling, gedragspatronen in de groep en de afwezigheid van de sturing op het proces.
In deze training leren wij je te sturen op het proces. Je leert gedragspatronen herkennen en constructief benoemen en zodanig bij te sturen dat een futloze sessie een effectief, bruisend en resultaat gedreven overleg wordt! Wij leren je de symptomen van de onderstroom in een overleg herkennen, zodat jij daarna jouw rol vol zelfvertrouwen kunt oppakken om het team in beweging te brengen, op een manier die bij jou past.